Ciclo Operativo de Gestión

El ciclo operativo de gestión del Departamento de Alimentos y Bebidas, divide las operaciones en una serie de actividades relacionadas entre sí que tiene una línea conductora que se inicia con la compra de la materia prima y finaliza con el suministro de un producto en la mesa del cliente, intentando satisfacer un requerimiento previo.

El funcionamiento operativo del Departamento de Alimentos y Bebidas lo detallaremos más adelante, pero una síntesis del mismo podría ser:
• Definir las políticas de compras y relaciones con los proveedores
• Planificar la recepción de la mercadería comprada
• Organizar los procesos de almacenamiento y rotación del stock
• Desarrollar el sistema de distribución para las diferentes unidades de producción
• Establecer la metodología de producción
• Realizar el servicio de comidas y bebidas a los clientes respetando los estándares establecidos

LA GESTIÓN DEL DEPARTAMENTO 

(Definición y Objetivos)

Podríamos definir a la gestión del Departamento de Alimentos y Bebidas como “la administración detallada de los gastos del proceso productivo para la obtención de los equilibrios Financiero, Comercial y Humano”. Equilibrio Financiero: Obtener un resultado que garantice el desarrollo y crecimiento de la empresa y satisfaga los requerimientos de sus socios/accionistas.

• Equilibrio Financiero: Obtener un resultado que garantice el desarrollo y crecimiento de la empresa y satisfaga los requerimientos de sus socios/accionistas.
• Equilibrio Comercial: Ofrecer un servicio que satisfaga las necesidades y deseos de los clientes y mantenga una eficiente relación precio/calidad.
• Equilibrio Humano: Mantener un clima laboral que incentive la motivación de capital humano de la organización. En la gestión se utilizan técnicas para hacer eficiente los procesos de producción. Alguna de ellas son: prever, controlar, dirigir, organizar y decidir. Prever: adelantarse a las necesidades y los acontecimientos. 
• Controlar: todos los elementos que participan de los procesos, tales como materias primas, elaboración, presentación, servicios, facturación, atención al cliente, etc. 
• Dirigir: todas las tareas realizadas por los profesionales del sector. 
• Organizar: los sectores del departamento para optimizar los recursos, evitando duplicidad de funciones. 
• Decidir: de acuerdo a cada necesidad, desarrollando planes acción y contando para ello con información precisa

ORGANIZACIÓN DE LOS SECTORES OPERATIVOS 

Para organizar la operatoria del Departamento de Alimentos y Bebidas, podemos dividir el mismo de acuerdo a la función específica que realiza cada sector, teniendo de este modo: Sector de Producción de Alimentos 

Sector de Servicio de Alimentos 

Sector de Servicio de Bebidas 

Sector de Servicio a las Habitaciones 

Sector de Servicio de Banquetes

Conceptos Asociados a la Gestión

Antes de definir las instalaciones y las áreas de funcionamiento del Departamento de Alimentos y Bebidas, vamos a analizar algunos conceptos asociados con la gestión de explotación del departamento de AA y BB dentro de un hotel.

 a) Medios y unidades de producción

 b) Centros de apoyo

 c) Centro de producción de ingresos

a) MEDIOS Y UNIDADES DE PRODUCCIÓN

Encontramos aquí a las cocinas con sus áreas de producción divididas en diferentes partidas y su correspondiente despacho a los salones. Estas unidades de producciones pueden ser independientes para cada centro de ingresos o bien funcionar como cocinas centralizadas. Estas últimas, en caso de ser aplicables, mejoran la rentabilidad ya que optimizan los costos. Por su parte las cocinas independientes suelen tener costos mayores con un menor aprovechamiento de los costos fijos.

b) CENTROS DE APOYO

Nos referimos en este caso a las instalaciones y actividades de funcionamiento del hotel que apoyan y suministran a los centros de producción lo necesario para el eficiente funcionamiento de los mismos.

c) CENTROS DE PRODUCCIÓN DE INGRESOS

Aquí identificamos a todas las instalaciones o actividades que generan ingresos al Departamento. También son conocidos como puntos de venta. restaurantes, bares, cafeterías, etc.

Alimentos y bebidas: su gerenciamiento en hoteles y restaurantes. Buenos Aires, AR: Ugerman Editor, 2009. ProQuest ebrary. Web. 15 September 2017.

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DEFINICIÓN

Para abordar esta obra, debe interpretarse que estaremos hablando del Departamento de Alimentos y Bebidas (AA y BB) desde la perspectiva de ser el mismo parte de un hotel o bien de un restaurante. En este último caso el Departamento de Alimentos y Bebidas y el restaurante se consolidarán en un solo negocio, mientras que en el caso del hotel, el Departamento de Alimentos y Bebidas es solo una parte del negocio. En este capítulo desarrollaremos la gestión del departamento considerando al mismo con la estructura funcional que utilizan las grandes cadenas hoteleras internacionales. Consideramos que esta es la mejor manera para explicar la complejidad de dicho departamento. Los conceptos podrán ser aplicados a estructuras más pequeñas e incluso en restaurantes independientes. No obstante, en estos casos habrá que considerar la disponibilidad de recursos, e incluso la cultura del emprendimiento.

2. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE AAyBB

La estructura hotelera divide la totalidad de las responsabilidades operativas en distintos departamentos. Estos deben estar muy bien definidos y son distintos de una estructura a otra.

En general, la organización de un hotel varía respecto a las dimensiones del emprendimiento, el tipo de servicios que ofrece, el cliente hacia el cual está dirigido, y algunos otros factores. Si pudiéramos definir una estructura clásica aplicable a la mayoría de los establecimientos, podríamos decir que la misma estaría dividida del siguiente modo:

Departamento de Housekeeping (Ama de llaves)

 Departamento de Front Office (Recepción y Conserjería) 

Departamento de Administración y Finanzas

 Departamento de Recursos Humanos 

Departamento de Marketing y Ventas

 Departamento de Compras 

Departamento de Mantenimiento

Departamento de Alimentos y Bebidas

Estos departamentos interactúan entre sí con la dinámica de las operaciones del negocio de la hotelería. 

Por su parte, el Departamento de Alimentos y Bebidas puede estar dividido en las siguientes áreas:

Restaurantes 

Bares

Cafeterías 

Desayunadores 

Servicio a las Habitaciones ( Room Service )

Servicio de Banquetes 

Salas de Reuniones y Conferencias 

Servicio de Catering 

Frigobares 

Otros (máquinas de bebidas, negocios especializados, etc.)

El Departamento de Alimentos y Bebidas dentro de un restaurante genera el 100% del ingreso (la totalidad del negocio). 

Por su parte, dentro de un hotel aporta una parte significativa de los ingresos del mismo, dependiendo este aporte de la importancia y las dimensiones que tenga el Departamento de Alimentos y Bebidas dentro del emprendimiento. El departamento de Alimentos y Bebidas es parte integrante de la estructura de un hotel y puede llegar a aportar cifras muy importantes al negocio. En grandes hoteles donde la operatoria del departamento de Alimentos y Bebidas es imprescindible para el funcionamiento del emprendimiento (hoteles con servicio all inclusive , resorts , cruceros, etc.), las ventas pueden superar el 50% de la totalidad de las ventas. Cabe señalar que algunas organizaciones de comercialización como los all inclusive o los cruceros, tienen una tarifa que incluye todos los servicios. Ello no significa que dicha tarifa deba imputarse sólo al alojamiento. Muy por el contrario, la misma tendrá distintos componentes, siendo uno de ellos el de servicio de Alimentos y Bebidas, que tendrá un peso muy importante en el soporte del valor de la tarifa, ya sea en hoteles con sistema all inclusive , o bien en los cruceros, por citar dos ejemplos recurrentes en la Industria de la Hospitalidad.

Alimentos y bebidas: su gerenciamiento en hoteles y restaurantes. Buenos Aires, AR: Ugerman Editor, 2009. ProQuest ebrary. Web. 15 September 2017.

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